Te describimos las ideas básicas necesarias para comprender la gestión de información en cualquier organización. Descubre cómo optimizar la gestión de información y llevar a tu empresa al siguiente nivel en esta era digital.
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¿Qué es Gestión de información?
La Gestión de Datos o Gestión de Información es un concepto que ha generado relevancia, precisamente por la gran cantidad de información que las organizaciones, recopilan y la cual necesita de ser integrada, transformada, procesada para poder aplicar las herramientas que nos permita obtener conocimientos de esos datos.
Al hablar de datos o información, puede haber una diferencia sutil, de forma simple pudiéramos decir que la información son datos con un contexto que genera un conocimiento (por ejemplo, Ventas mensuales). El dato o valor nominal de las ventas, no tiene contexto si no lo relacionamos a que es el resultado de una unidad de negocio, en un espacio de tiempo definido. Los datos son una forma de información, estos términos se usan indistintamente en el contexto de la gestión de datos. Pero entendiendo que, en visiones previas de la gestión de información, se daba mucha relevancia a la diferencia entre uno y otro.
Los datos son un activo, un recurso económico que se puede poseer o controlar; por lo tanto, el valor de los datos puede y debe expresarse en términos económicos.
Cuando nos referimos a la gestión de información significa administrar la calidad de los datos, lo que requiere una gestión de metadatos y una gestión formal de arquitectura de datos. La gestión de datos requiere comprender el ciclo de vida de cada elemento de datos relevantes para la toma de decisiones dentro de la organización.
No podemos perder de vista, que los datos también representan un riesgo, que se puede gestionar mediante la seguridad de los datos, un enfoque en la privacidad y la confidencialidad, el pensamiento crítico sobre la ética de los datos y la exploración de las brechas de información entre lo que la organización sabe y lo que necesita saber. Al ser un riesgo, requiere que la organización defina las acciones para mitigar cualquier afectación relacionada a la gestión de información.
Tener una gestión de información útil a la organización, presenta una serie de desafíos complejos:
•Tener metadatos eficaces: las organizaciones que no gestionan bien los datos, normalmente no gestionan sus metadatos (es decir, datos sobre datos) en absoluto. Los metadatos describen qué datos tiene una organización, qué representan, cómo se clasifican, de dónde provienen, cómo se mueven, cómo evolucionan, quién puede usarlos y su calidad.
• Es multifuncional: la gestión de datos requiere la colaboración en diferentes áreas de la organización donde se generan, almacenan y acceden a los datos en diferentes fases del ciclo de vida de los datos.
• Requiere una perspectiva empresarial: debido a que la gestión de datos debe ser interfuncional, el gobierno de datos es vital para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones sobre los datos en todas las áreas. A menudo, los datos no se planifican más allá de la necesidad inmediata, y un gobierno de datos efectivo es esencial para evitar esta trampa, así como el riesgo de que los datos se almacenen en unidades de negocios de forma no estandarizada.
• Gestión del ciclo de vida de los datos: la gestión de datos implica un conjunto de procesos interconectados alineados con el ciclo de vida de los datos. Esto requiere realizar un seguimiento de dónde se encuentran los datos dentro de su ciclo de vida, así como comprender su linaje y todos y cada uno de los procesos y transformaciones que recibe el dato.
• Clasificación y control de datos: Priorizar los datos más relevantes, que deben ser sujetos de una gestión de información, habiendo tantas tareas diversas es sumamente importante priorizar los datos críticos para la organización, y enfocar la gestión d de información sobre éstos.
Tener un plan apropiado de por dónde iniciar la gestión de información que incluya elementos culturales y el impacto positivo para la organización, es de vital importancia para que implementar la gestión de información sea de forma exitosa. La gestión de información es un elemento vivo, que debe facilitar a la organización el cumplimiento de los objetivos estratégicos, con lo cual debe ser lo suficientemente flexible para permitir el cambio y lo suficientemente clara para garantizar la estandarización y un aprovechamiento de los datos de forma armónica y organizada.
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